Как управлять инвентаризацией в интернет-магазине
Маргарита Соколенко profile image Маргарита Соколенко
5 min read

Как управлять инвентаризацией в интернет-магазине

Инвентаризация интернет-магазина отличается тем, что в ней не нужно вести учет товаров на витрине. Учитываются только склады и кассы. Это по сути проверка разницы между реальным и учтенным числом товаров. Ее проводят, когда готовят бухгалтерский отчет, меняются ответственные лица, расширяется или уменьшается ассортимент. Однако бывает и внезапная инвентаризация онлайн-магазина при

Инвентаризация интернет-магазина отличается тем, что в ней не нужно вести учет товаров на витрине. Учитываются только склады и кассы.

Это по сути проверка разницы между реальным и учтенным числом товаров. Ее проводят, когда готовят бухгалтерский отчет, меняются ответственные лица, расширяется или уменьшается ассортимент. Однако бывает и внезапная инвентаризация онлайн-магазина при взломе сайта или поступлении жалоб на работу сотрудников склада или менеджеров.

Инвентаризация включает в себя анализ, планирование и контроль за движением товарных запасов. Пробоины в управлении складом влияют на репутацию и доверие со стороны клиентов.

В материале поговорим об инвентаризации в интернет-магазине.  

Что такое инвентаризация в интернет-магазине

Благодаря инвентаризации бизнес понимает, сколько, где и в каком состоянии находится товар на складе. Она связана с доставкой товаров клиенту. Распространенная ошибка интернет-магазинов, из-за которой они теряют баллы уважения: на сайте товар есть в наличие, а на складе товар отсутствует. Чтобы избежать таких неточностей бизнесу нужно подготовиться, заранее оптимизировать управление складом и настроить интеграцию с сайтом.

Клиенты даже преданные не будут долго ждать, пока цифра на сайте совпадет с реальным количеством штук товара. Поэтому для интернет-магазина важно вовремя добавлять актуальные данные о товаре на сайте. А также быстро доставлять целый товар без повреждений и задержек.

Плюс правильная инвентаризация позволяет бизнесу оптимизировать запасы, уменьшить издержки, увеличить прибыль, а также выявить «узкие места» и устранить ошибки.

В интернет-магазине вы используете электронную систему учета для инвентаризации. Проверяете наличие на складе, следите за сроками годности (если это необходимо) и условиями хранения. Сейчас эти процессы почти полностью автоматизированы.

Итак, какие цели проведения инвентаризации:

  • Точность учета. Этот процесс может ответить вам на вопросы: Сколько всего у нас товаров? Не переполнен ли склад? Есть ли среди товара брак? Зная ответы, вы сократите число ситуаций, когда товар на самом деле отсутствует на складе.
  • Оптимизация запасов. Насколько хорошо продается тот или иной товар? Возможно, эта модель платья меньше нравится покупателям и не пользуется спросом. В таком случае вы заметите излишки товара. Это позволяет оптимизировать закупки и избавиться от избыточных запасов.
  • Выявление и устранение ошибок. Инвентаризация помогает выявить расхождения между фактическим наличием товаров и данными в системе учета.
  • Повышение эффективности работы. Зная точное количество и расположение товаров на складе, сотрудники магазина будут быстрее и точнее обрабатывать заказы и обслуживать покупателей.
  • Контроль над финансами. Когда вы в курсе наличия товаров на складе, знаете точную сумму доходов и расходов, вы можете точнее планировать финансы.

Инвентаризация в интернет-магазине — ключевой инструмент, который помогает вашему бизнесу работать эффективнее, удовлетворять потребности клиентов и достигать финансового успеха.

Почему инвентаризация важна для интернет-магазина

1. Поддержание актуальности ассортимента

Инвентаризация позволяет:

  • Отслеживать популярность товаров. Зная, какие товары пользуются наибольшим спросом, магазин может активно продвигать их и делать акцент на их продаже.
  • Выявлять «застойные» позиции. Товары, которые долго находятся на складе, можно реализовать по акции, со скидкой или специальным предложением. Этом помогает стимулировать продажу.

2. Предотвращение потерь и избыточного запаса товаров

Избыточные запасы — это не только «мертвый» капитал, но и дополнительные расходы на хранение. С другой стороны, недостаток товара может привести к упущенной прибыли. Инвентаризация помогает:

  • Оптимизировать закупки. Понимая реальное потребление товаров, интернет-магазин может делать более обдуманные закупки, избегая лишних расходов.
  • Снижать риски убытков. Точный учет товаров помогает выявлять несоответствия, связанные с потерями, кражами или порчей товара, и своевременно принимать меры.

3. Улучшение клиентского опыта и уровня доверия

Довольный клиент — это верный клиент. А для интернет-магазина нет ничего важнее, чем доверие и лояльность своих покупателей. С помощью инвентаризации вы улучшаете клиентский опыт.

  • Если товар есть на складе, то клиент знает об этом.
  • Вы быстрее и точнее обрабатываете заказы потому что знаете, где и в каком количестве находится товар.
  • Грамотная инвентаризация помогает выстроить доверие.

Как провести инвентаризацию в интернет-магазине: пошаговая инструкция

Рассмотрим, как провести инвентаризацию шаг за шагом.

1. Подготовка к инвентаризации

Выбор инструментов:

  • Системы учета: Используйте автоматизированные системы учета, которые позволяют в реальном времени отслеживать движение товаров.
  • Сканеры штрих-кодов: Они ускоряют процесс учета и минимизируют ошибки.
  • Печатные формы: На случай, если потребуется внести данные вручную или сделать пометки.

Формирование команды:

  • Выберите ответственного: Это должен быть человек, который будет координировать процесс и контролировать его выполнение.
  • Обучите сотрудников: Убедитесь, что каждый член команды понимает свои обязанности и знает, как пользоваться инструментами.

2. Проведение инвентаризации

Систематизация товаров:

  • Разделите товары по категориям: Это упростит процесс учета и позволит быстрее находить необходимые позиции.
  • Подготовьте рабочую зону: Обеспечьте легкий доступ к товарам и удобство их перемещения.

Проверка наличия и состояния:

  • Проведите физический учет: Используя сканеры или вручную, убедитесь, что фактическое количество товаров соответствует данным в системе.
  • Проверьте состояние товаров: Осмотрите товары на предмет повреждений, проверьте сроки годности и убедитесь, что они хранятся в соответствующих условиях.

3. Анализ результатов и корректировка стратегии управления запасами

  • Сравните результаты: После завершения инвентаризации сравните фактические данные с данными в системе учета. Выявите расхождения и причины их возникновения.

Корректировка стратегии:

  • Определите оптимальный уровень запасов: На основе анализа продаж и потребностей клиентов определите, какие товары и в каком количестве следует закупать.
  • Улучшите процессы учета: Если в процессе инвентаризации были выявлены ошибки или недочеты, внесите коррективы в систему учета или процессы работы с товарами.

Пример процесса инвентаризации в интернет-магазине «Модные аксессуары»

1. Планирование и подготовка

  • Дата и время: Инвентаризация запланирована на 1 сентября, начало в 10:00. Это время выбрано, так как магазин в это время получает минимальное количество заказов.
  • Команда: В команду входят менеджер склада (ответственный за процесс), два складских работника и один сотрудник отдела продаж (для сверки данных).
  • Инструменты: Сканеры штрих-кодов для быстрого учета товаров, планшеты с доступом к системе учета магазина и печатные бланки для заметок.

2. Систематизация товаров

  • Товары на складе уже разделены по категориям: часы, украшения, сумки и т.д. В каждой категории товары разложены по брендам.

3. Проведение инвентаризации

4. Анализ результатов

  • После завершения инвентаризации команда собирается для обсуждения результатов.
  • Выявленные расхождения анализируются. Например, было обнаружено, что в системе на 5 единиц больше часов определенной модели. Это может говорить о том, что при последнем поступлении товара была допущена ошибка.
  • Отдел продаж проверяет, не было ли ошибок при оформлении заказов или возвратов, которые могли бы повлиять на расхождения.

5. Корректировка стратегии

  • На основе результатов инвентаризации «Модные аксессуары» решают усилить контроль при приемке товара на склад, чтобы избежать ошибок в будущем.
  • Также планируется внедрение новой автоматизированной системы учета, которая будет интегрирована с сайтом магазина и автоматически корректировать данные при продаже или возврате товара.

Советы по управлению инвентаризацией в интернет-магазине

Рассмотрим несколько советов, которые помогут вам сделать этот процесс еще более продуктивным.

1. Автоматизация процесса с помощью специализированных систем

  • Выберите подходящую систему учета. На рынке существует множество программных решений для учета товаров, от простых до комплексных. Выберите ту, которая соответствует вашим потребностям и масштабу бизнеса.
  • Интеграция с интернет-магазином. Система учета должна быть интегрирована с вашим сайтом, чтобы автоматически обновлять данные о наличии товаров при каждой продаже или возврате.
  • Мобильные решения. Используйте мобильные приложения для учета товаров. Это позволит проводить инвентаризацию где угодно и когда угодно, не привязываясь к рабочему месту.

2. Регулярное проведение инвентаризации

  • Запланируйте инвентаризацию. Не ждите проблем или годового учета. Проводите инвентаризацию регулярно, например, раз в квартал.
  • Учет сезонности. Если ваш магазин специализируется на сезонных товарах (например, летней или зимней одежде), проводите инвентаризацию перед началом и после окончания сезона.
  • Анализ результатов. После каждой инвентаризации анализируйте результаты, чтобы выявить проблемные зоны и оптимизировать процессы.

3. Обучение и мотивация персонала

  • Регулярное обучение. Убедитесь, что ваш персонал знает, как правильно проводить инвентаризацию и работать с системой учета. Проводите регулярные тренинги и семинары.
  • Мотивация. Стимулируйте сотрудников за качественно проведенную инвентаризацию. Это может быть дополнительная премия, бонусы или другие формы поощрения.
  • Командная работа. Создайте атмосферу, в которой каждый член команды понимает свою роль в процессе инвентаризации и стремится к общему успеху.

Выводы

Современные потребители ожидают безупречного сервиса. Поэтому отсутствие товара на складе, ошибки в заказах или задержки в доставке могут стоить интернет-магазину доверия клиентов и, как следствие, убытков.

Автоматизация процессов, регулярное проведение инвентаризации, обучение и мотивация персонала — все эти инструменты помогут вашему интернет-магазину стать конкурентоспособным.

Маргарита Соколенко profile image Маргарита Соколенко
Обновлено
Маркетинг Разработка