Инвентаризация интернет-магазина отличается тем, что в ней не нужно вести учет товаров на витрине. Учитываются только склады и кассы.
Это по сути проверка разницы между реальным и учтенным числом товаров. Ее проводят, когда готовят бухгалтерский отчет, меняются ответственные лица, расширяется или уменьшается ассортимент. Однако бывает и внезапная инвентаризация онлайн-магазина при взломе сайта или поступлении жалоб на работу сотрудников склада или менеджеров.
Инвентаризация включает в себя анализ, планирование и контроль за движением товарных запасов. Пробоины в управлении складом влияют на репутацию и доверие со стороны клиентов.
В материале поговорим об инвентаризации в интернет-магазине.
Что такое инвентаризация в интернет-магазине
Благодаря инвентаризации бизнес понимает, сколько, где и в каком состоянии находится товар на складе. Она связана с доставкой товаров клиенту. Распространенная ошибка интернет-магазинов, из-за которой они теряют баллы уважения: на сайте товар есть в наличие, а на складе товар отсутствует. Чтобы избежать таких неточностей бизнесу нужно подготовиться, заранее оптимизировать управление складом и настроить интеграцию с сайтом.
Клиенты даже преданные не будут долго ждать, пока цифра на сайте совпадет с реальным количеством штук товара. Поэтому для интернет-магазина важно вовремя добавлять актуальные данные о товаре на сайте. А также быстро доставлять целый товар без повреждений и задержек.
Плюс правильная инвентаризация позволяет бизнесу оптимизировать запасы, уменьшить издержки, увеличить прибыль, а также выявить «узкие места» и устранить ошибки.
В интернет-магазине вы используете электронную систему учета для инвентаризации. Проверяете наличие на складе, следите за сроками годности (если это необходимо) и условиями хранения. Сейчас эти процессы почти полностью автоматизированы.
Итак, какие цели проведения инвентаризации:
- Точность учета. Этот процесс может ответить вам на вопросы: Сколько всего у нас товаров? Не переполнен ли склад? Есть ли среди товара брак? Зная ответы, вы сократите число ситуаций, когда товар на самом деле отсутствует на складе.
- Оптимизация запасов. Насколько хорошо продается тот или иной товар? Возможно, эта модель платья меньше нравится покупателям и не пользуется спросом. В таком случае вы заметите излишки товара. Это позволяет оптимизировать закупки и избавиться от избыточных запасов.
- Выявление и устранение ошибок. Инвентаризация помогает выявить расхождения между фактическим наличием товаров и данными в системе учета.
- Повышение эффективности работы. Зная точное количество и расположение товаров на складе, сотрудники магазина будут быстрее и точнее обрабатывать заказы и обслуживать покупателей.
- Контроль над финансами. Когда вы в курсе наличия товаров на складе, знаете точную сумму доходов и расходов, вы можете точнее планировать финансы.
Инвентаризация в интернет-магазине — ключевой инструмент, который помогает вашему бизнесу работать эффективнее, удовлетворять потребности клиентов и достигать финансового успеха.
Почему инвентаризация важна для интернет-магазина
1. Поддержание актуальности ассортимента
Инвентаризация позволяет:
- Отслеживать популярность товаров. Зная, какие товары пользуются наибольшим спросом, магазин может активно продвигать их и делать акцент на их продаже.
- Выявлять «застойные» позиции. Товары, которые долго находятся на складе, можно реализовать по акции, со скидкой или специальным предложением. Этом помогает стимулировать продажу.
2. Предотвращение потерь и избыточного запаса товаров
Избыточные запасы — это не только «мертвый» капитал, но и дополнительные расходы на хранение. С другой стороны, недостаток товара может привести к упущенной прибыли. Инвентаризация помогает:
- Оптимизировать закупки. Понимая реальное потребление товаров, интернет-магазин может делать более обдуманные закупки, избегая лишних расходов.
- Снижать риски убытков. Точный учет товаров помогает выявлять несоответствия, связанные с потерями, кражами или порчей товара, и своевременно принимать меры.
3. Улучшение клиентского опыта и уровня доверия
Довольный клиент — это верный клиент. А для интернет-магазина нет ничего важнее, чем доверие и лояльность своих покупателей. С помощью инвентаризации вы улучшаете клиентский опыт.
- Если товар есть на складе, то клиент знает об этом.
- Вы быстрее и точнее обрабатываете заказы потому что знаете, где и в каком количестве находится товар.
- Грамотная инвентаризация помогает выстроить доверие.
Как провести инвентаризацию в интернет-магазине: пошаговая инструкция
Рассмотрим, как провести инвентаризацию шаг за шагом.
1. Подготовка к инвентаризации
Выбор инструментов:
- Системы учета: Используйте автоматизированные системы учета, которые позволяют в реальном времени отслеживать движение товаров.
- Сканеры штрих-кодов: Они ускоряют процесс учета и минимизируют ошибки.
- Печатные формы: На случай, если потребуется внести данные вручную или сделать пометки.
Формирование команды:
- Выберите ответственного: Это должен быть человек, который будет координировать процесс и контролировать его выполнение.
- Обучите сотрудников: Убедитесь, что каждый член команды понимает свои обязанности и знает, как пользоваться инструментами.
2. Проведение инвентаризации
Систематизация товаров:
- Разделите товары по категориям: Это упростит процесс учета и позволит быстрее находить необходимые позиции.
- Подготовьте рабочую зону: Обеспечьте легкий доступ к товарам и удобство их перемещения.
Проверка наличия и состояния:
- Проведите физический учет: Используя сканеры или вручную, убедитесь, что фактическое количество товаров соответствует данным в системе.
- Проверьте состояние товаров: Осмотрите товары на предмет повреждений, проверьте сроки годности и убедитесь, что они хранятся в соответствующих условиях.
3. Анализ результатов и корректировка стратегии управления запасами
- Сравните результаты: После завершения инвентаризации сравните фактические данные с данными в системе учета. Выявите расхождения и причины их возникновения.
Корректировка стратегии:
- Определите оптимальный уровень запасов: На основе анализа продаж и потребностей клиентов определите, какие товары и в каком количестве следует закупать.
- Улучшите процессы учета: Если в процессе инвентаризации были выявлены ошибки или недочеты, внесите коррективы в систему учета или процессы работы с товарами.
Пример процесса инвентаризации в интернет-магазине «Модные аксессуары»
1. Планирование и подготовка
- Дата и время: Инвентаризация запланирована на 1 сентября, начало в 10:00. Это время выбрано, так как магазин в это время получает минимальное количество заказов.
- Команда: В команду входят менеджер склада (ответственный за процесс), два складских работника и один сотрудник отдела продаж (для сверки данных).
- Инструменты: Сканеры штрих-кодов для быстрого учета товаров, планшеты с доступом к системе учета магазина и печатные бланки для заметок.
2. Систематизация товаров
- Товары на складе уже разделены по категориям: часы, украшения, сумки и т.д. В каждой категории товары разложены по брендам.
3. Проведение инвентаризации
4. Анализ результатов
- После завершения инвентаризации команда собирается для обсуждения результатов.
- Выявленные расхождения анализируются. Например, было обнаружено, что в системе на 5 единиц больше часов определенной модели. Это может говорить о том, что при последнем поступлении товара была допущена ошибка.
- Отдел продаж проверяет, не было ли ошибок при оформлении заказов или возвратов, которые могли бы повлиять на расхождения.
5. Корректировка стратегии
- На основе результатов инвентаризации «Модные аксессуары» решают усилить контроль при приемке товара на склад, чтобы избежать ошибок в будущем.
- Также планируется внедрение новой автоматизированной системы учета, которая будет интегрирована с сайтом магазина и автоматически корректировать данные при продаже или возврате товара.
Советы по управлению инвентаризацией в интернет-магазине
Рассмотрим несколько советов, которые помогут вам сделать этот процесс еще более продуктивным.
1. Автоматизация процесса с помощью специализированных систем
- Выберите подходящую систему учета. На рынке существует множество программных решений для учета товаров, от простых до комплексных. Выберите ту, которая соответствует вашим потребностям и масштабу бизнеса.
- Интеграция с интернет-магазином. Система учета должна быть интегрирована с вашим сайтом, чтобы автоматически обновлять данные о наличии товаров при каждой продаже или возврате.
- Мобильные решения. Используйте мобильные приложения для учета товаров. Это позволит проводить инвентаризацию где угодно и когда угодно, не привязываясь к рабочему месту.
2. Регулярное проведение инвентаризации
- Запланируйте инвентаризацию. Не ждите проблем или годового учета. Проводите инвентаризацию регулярно, например, раз в квартал.
- Учет сезонности. Если ваш магазин специализируется на сезонных товарах (например, летней или зимней одежде), проводите инвентаризацию перед началом и после окончания сезона.
- Анализ результатов. После каждой инвентаризации анализируйте результаты, чтобы выявить проблемные зоны и оптимизировать процессы.
3. Обучение и мотивация персонала
- Регулярное обучение. Убедитесь, что ваш персонал знает, как правильно проводить инвентаризацию и работать с системой учета. Проводите регулярные тренинги и семинары.
- Мотивация. Стимулируйте сотрудников за качественно проведенную инвентаризацию. Это может быть дополнительная премия, бонусы или другие формы поощрения.
- Командная работа. Создайте атмосферу, в которой каждый член команды понимает свою роль в процессе инвентаризации и стремится к общему успеху.
Выводы
Современные потребители ожидают безупречного сервиса. Поэтому отсутствие товара на складе, ошибки в заказах или задержки в доставке могут стоить интернет-магазину доверия клиентов и, как следствие, убытков.
Автоматизация процессов, регулярное проведение инвентаризации, обучение и мотивация персонала — все эти инструменты помогут вашему интернет-магазину стать конкурентоспособным.
