Как проводить инвентаризацию в интернет-магазине, инструкция

Инвентаризация интернет-магазина отличается тем, что в ней не нужно вести учет товаров на витрине. Учитываются только склады и кассы.

Это по сути проверка разницы между реальным и учтенным числом товаров. Ее проводят, когда готовят бухгалтерский отчет, меняются ответственные лица, расширяется или уменьшается ассортимент. Однако бывает и внезапная инвентаризация онлайн-магазина при взломе сайта или поступлении жалоб на работу сотрудников склада или менеджеров.

Инвентаризация включает в себя анализ, планирование и контроль за движением товарных запасов. Пробоины в управлении складом влияют на репутацию и доверие со стороны клиентов.

В материале поговорим об инвентаризации в интернет-магазине.

Что такое инвентаризация в интернет-магазине

Благодаря инвентаризации бизнес понимает, сколько, где и в каком состоянии находится товар на складе. Она связана с доставкой товаров клиенту. Распространенная ошибка интернет-магазинов, из-за которой они теряют баллы уважения: на сайте товар есть в наличие, а на складе товар отсутствует. Чтобы избежать таких неточностей бизнесу нужно подготовиться, заранее оптимизировать управление складом и настроить интеграцию с сайтом.

Клиенты даже преданные не будут долго ждать, пока цифра на сайте совпадет с реальным количеством штук товара. Поэтому для интернет-магазина важно вовремя добавлять актуальные данные о товаре на сайте. А также быстро доставлять целый товар без повреждений и задержек.

Плюс правильная инвентаризация позволяет бизнесу оптимизировать запасы, уменьшить издержки, увеличить прибыль, а также выявить «узкие места» и устранить ошибки.

В интернет-магазине вы используете электронную систему учета для инвентаризации. Проверяете наличие на складе, следите за сроками годности (если это необходимо) и условиями хранения. Сейчас эти процессы почти полностью автоматизированы.

Итак, какие цели проведения инвентаризации:

Точность учета. Этот процесс может ответить вам на вопросы: Сколько всего у нас товаров? Не переполнен ли склад? Есть ли среди товара брак? Зная ответы, вы сократите число ситуаций, когда товар на самом деле отсутствует на складе.
Оптимизация запасов. Насколько хорошо продается тот или иной товар? Возможно, эта модель платья меньше нравится покупателям и не пользуется спросом. В таком случае вы заметите излишки товара. Это позволяет оптимизировать закупки и избавиться от избыточных запасов.
Выявление и устранение ошибок. Инвентаризация помогает выявить расхождения между фактическим наличием товаров и данными в системе учета.
Повышение эффективности работы. Зная точное количество и расположение товаров на складе, сотрудники магазина будут быстрее и точнее обрабатывать заказы и обслуживать покупателей.
Контроль над финансами. Когда вы в курсе наличия товаров на складе, знаете точную сумму доходов и расходов, вы можете точнее планировать финансы.

Инвентаризация в интернет-магазине — ключевой инструмент, который помогает вашему бизнесу работать эффективнее, удовлетворять потребности клиентов и достигать финансового успеха.

Почему инвентаризация важна для интернет-магазина

1. Поддержание актуальности ассортимента

Инвентаризация позволяет:

Отслеживать популярность товаров. Зная, какие товары пользуются наибольшим спросом, магазин может активно продвигать их и делать акцент на их продаже.
Выявлять «застойные» позиции. Товары, которые долго находятся на складе, можно реализовать по акции, со скидкой или специальным предложением. Этом помогает стимулировать продажу.

2. Предотвращение потерь и избыточного запаса товаров

Избыточные запасы — это не только «мертвый» капитал, но и дополнительные расходы на хранение. С другой стороны, недостаток товара может привести к упущенной прибыли. Инвентаризация помогает:

Оптимизировать закупки. Понимая реальное потребление товаров, интернет-магазин может делать более обдуманные закупки, избегая лишних расходов.
Снижать риски убытков. Точный учет товаров помогает выявлять несоответствия, связанные с потерями, кражами или порчей товара, и своевременно принимать меры.

3. Улучшение клиентского опыта и уровня доверия

Довольный клиент — это верный клиент. А для интернет-магазина нет ничего важнее, чем доверие и лояльность своих покупателей. С помощью инвентаризации вы улучшаете клиентский опыт.

Если товар есть на складе, то клиент знает об этом.
Вы быстрее и точнее обрабатываете заказы потому что знаете, где и в каком количестве находится товар.
Грамотная инвентаризация помогает выстроить доверие.

Как провести инвентаризацию в интернет-магазине: пошаговая инструкция

Рассмотрим, как провести инвентаризацию шаг за шагом.

1. Подготовка к инвентаризации

Выбор инструментов:

Системы учета: Используйте автоматизированные системы учета, которые позволяют в реальном времени отслеживать движение товаров.
Сканеры штрих-кодов: Они ускоряют процесс учета и минимизируют ошибки.
Печатные формы: На случай, если потребуется внести данные вручную или сделать пометки.

Формирование команды:

Выберите ответственного: Это должен быть человек, который будет координировать процесс и контролировать его выполнение.
Обучите сотрудников: Убедитесь, что каждый член команды понимает свои обязанности и знает, как пользоваться инструментами.

2. Проведение инвентаризации

Систематизация товаров:

Разделите товары по категориям: Это упростит процесс учета и позволит быстрее находить необходимые позиции.
Подготовьте рабочую зону: Обеспечьте легкий доступ к товарам и удобство их перемещения.

Проверка наличия и состояния:

Проведите физический учет: Используя сканеры или вручную, убедитесь, что фактическое количество товаров соответствует данным в системе.
Проверьте состояние товаров: Осмотрите товары на предмет повреждений, проверьте сроки годности и убедитесь, что они хранятся в соответствующих условиях.

3. Анализ результатов и корректировка стратегии управления запасами

Сравните результаты: После завершения инвентаризации сравните фактические данные с данными в системе учета. Выявите расхождения и причины их возникновения.

Корректировка стратегии:

Определите оптимальный уровень запасов: На основе анализа продаж и потребностей клиентов определите, какие товары и в каком количестве следует закупать.
Улучшите процессы учета: Если в процессе инвентаризации были выявлены ошибки или недочеты, внесите коррективы в систему учета или процессы работы с товарами.

Пример процесса инвентаризации в интернет-магазине «Модные аксессуары»

1. Планирование и подготовка

Дата и время: Инвентаризация запланирована на 1 сентября, начало в 10:00. Это время выбрано, так как магазин в это время получает минимальное количество заказов.
Команда: В команду входят менеджер склада (ответственный за процесс), два складских работника и один сотрудник отдела продаж (для сверки данных).
Инструменты: Сканеры штрих-кодов для быстрого учета товаров, планшеты с доступом к системе учета магазина и печатные бланки для заметок.

2. Систематизация товаров

Товары на складе уже разделены по категориям: часы, украшения, сумки и т.д. В каждой категории товары разложены по брендам.

3. Проведение инвентаризации

4. Анализ результатов

После завершения инвентаризации команда собирается для обсуждения результатов.
Выявленные расхождения анализируются. Например, было обнаружено, что в системе на 5 единиц больше часов определенной модели. Это может говорить о том, что при последнем поступлении товара была допущена ошибка.
Отдел продаж проверяет, не было ли ошибок при оформлении заказов или возвратов, которые могли бы повлиять на расхождения.

5. Корректировка стратегии

На основе результатов инвентаризации «Модные аксессуары» решают усилить контроль при приемке товара на склад, чтобы избежать ошибок в будущем.
Также планируется внедрение новой автоматизированной системы учета, которая будет интегрирована с сайтом магазина и автоматически корректировать данные при продаже или возврате товара.

Советы по управлению инвентаризацией в интернет-магазине

Рассмотрим несколько советов, которые помогут вам сделать этот процесс еще более продуктивным.

1. Автоматизация процесса с помощью специализированных систем

Выберите подходящую систему учета. На рынке существует множество программных решений для учета товаров, от простых до комплексных. Выберите ту, которая соответствует вашим потребностям и масштабу бизнеса.
Интеграция с интернет-магазином. Система учета должна быть интегрирована с вашим сайтом, чтобы автоматически обновлять данные о наличии товаров при каждой продаже или возврате.
Мобильные решения. Используйте мобильные приложения для учета товаров. Это позволит проводить инвентаризацию где угодно и когда угодно, не привязываясь к рабочему месту.

2. Регулярное проведение инвентаризации

Запланируйте инвентаризацию. Не ждите проблем или годового учета. Проводите инвентаризацию регулярно, например, раз в квартал.
Учет сезонности. Если ваш магазин специализируется на сезонных товарах (например, летней или зимней одежде), проводите инвентаризацию перед началом и после окончания сезона.
Анализ результатов. После каждой инвентаризации анализируйте результаты, чтобы выявить проблемные зоны и оптимизировать процессы.

3. Обучение и мотивация персонала

Регулярное обучение. Убедитесь, что ваш персонал знает, как правильно проводить инвентаризацию и работать с системой учета. Проводите регулярные тренинги и семинары.
Мотивация. Стимулируйте сотрудников за качественно проведенную инвентаризацию. Это может быть дополнительная премия, бонусы или другие формы поощрения.
Командная работа. Создайте атмосферу, в которой каждый член команды понимает свою роль в процессе инвентаризации и стремится к общему успеху.

Выводы

Современные потребители ожидают безупречного сервиса. Поэтому отсутствие товара на складе, ошибки в заказах или задержки в доставке могут стоить интернет-магазину доверия клиентов и, как следствие, убытков.

Автоматизация процессов, регулярное проведение инвентаризации, обучение и мотивация персонала — все эти инструменты помогут вашему интернет-магазину стать конкурентоспособным.